“Sizin adınıza projenizi outsource verdiğiniz firmayı denetliyoruz. Sizin adınıza takip ediyoruz ve gerekli iyileştirmeleri yaptırıyoruz..”
Hizmetlerini, çağrı merkezlerine outsource (dış kaynak) veren işletmeler ya da projelerini başka çağrı merkezlerine veren çağrı merkezleri için Outsource Denetimi sağlamaktayız.
İşletmeler, hizmetlerini başka firmaya outsource olarak verdikten sonra, outsource işini alan firmanın projeyi/hizmeti sorunsuz bir şekilde ve yüksek performansta yürütmesi çok önemlidir.
Outsource Denetimi kapsamında, hizmetini/projesini outsource olarak veren firmalar adına, projenin verildiği outsource işletmenin ya da outsource çağrı merkezinin denetimini, yönetimini, kontrolünü, performansını takip ediyoruz ve denetliyoruz.
“Firma olarak, bu sayede tamamen işinize odaklanabileceksiniz ve aklınız outsource firmasında kalmayacaktır.”
Outsource Denetimi hizmeti kapsamında şunları sağlamaktayız
Belirli periyotlarda outsource firmasını, yerinde ziyaret etmek
Outsource firmasında, projeyi yürütmeden sorumlu olan yöneticilerle durum değerlendirme toplantıları gerçekleştirmek
Outsource firmanın yürüttüğü projeyle ilgili hizmet çıktılarını takip etmek
KPI raporlaması kapsamında, ilgili verileri ve sonuçları kontrol ve takip etmek
Outsource hizmetini yürüten firmanın yöneticilerinden gelen sistemsel ve süreç sorunlarını, sorumlu olduğumuz firmaya iletilmesini sağlamak ve firma tarafından gerekli aksiyonların alınması sağlamak
Proje adına hizmet veren outsource çağrı merkezi çalışanlarının performansını takip etmek
Proje adına hizmet veren outsource çağrı merkezi çalışanlarının belirli periyotlarda çağrı kayıtlarını dinlemek ve değerlendirmek.
Çağrı dinlemeleri sonucunda ortaya çıkan eksik noktaları, outsource firmasıyla paylaşmak ve yine outsource firmasının iyileştirme yapmasını sağlamak.
Çağrı merkezi hizmet koşullarının eksiksiz ve zamanında yerine getirilmesi için outsource firmayla, proje sahibi ilgili firma arasındaki koordinasyonu sağlamak
UYGULADIĞIMIZ YÖNTEM VE ADIMLAR
Çağrı Merkezi Hizmet Stratejisinin İncelenmesi
Çağrı Merkezi Metriklerinin İncelenmesi
Çağrı Merkezi Süreçlerinin İncelenmesi
Çağrı Kanalları (Telefon, Eposta, Faks, Mektup, Internet Formu, Sosyal Medya, Canlı Destek vb.)
Çağrı Tipleri– (Gelen arama, Giden Arama, Back Office, Churn vb.)
Çağrı Akışları İncelemesi (Gelen ve Giden Çağrı Süreci)
Çağrı Merkezi ve Diğer Departmanların İlişkisi (Kesişim Noktaları)
İş Akış Yönetim Sistemi
Süreçlerdeki Darboğazlar ve İyileştirilebilir Noktaların Belirlenmesi
İletişim Süreçlerinin İncelenmesi
Agent (Çağrı Merkezi Çalışanı) Bazlı Kalite Kontrolü (Karşılama, Ağırlama, Uğurlama, Yasaklı Kelime Kullanımı)
Çağrı Kayıtlarının Dinlenmesi
Çağrı Merkezi Çalışanlarının Performans Kalite Kriterlerinin İncelenmesi
Çağrı Merkezi İletişim Başarı Endeksi Oluşturma
Eğitim Açıklarını Belirleme ve Alınması Gereken Eğitimleri Belirleme
Kalite Kriterlerinin ve Kalite Formalarının İncelenmesi
Çağrı Merkezi Fiziksel Uygunluk İncelemesi (ergonomi/donanım). Çalışma Ortamı Standartlarının Gözden Geçirilmesi
Çalışma Şartlarının İncelenmesi (Yemek Süreleri, Mola Süreleri, Dinlenme Ortamı, Sosyal Aktivite Uygulamaları gibi…)
Çalışan Memnuniyetinin ve Çalışan Motivasyonunun Analiz Edilmesi
Teknik Altyapının İncelenmesi
Bilgi Güvenliği ve KVKK Kriterlerine Uyumun İncelenmesi
Müşteri Süreçlerinin İncelenmesi (Müşteri Şikayet Oranları ve Süreçleri, Şikayet Çözümleme Oranları, Müşteri Memnuniyet Oranları, Satış Oranları, Satış İptal Oranları vb.)
Çağrı Merkezinin Yapısına ve İşlevine Göre Gerekli Diğer Noktaları da Denetleme
DENETLEME ÇIKTILARI
Çalışmanın en sonunda “Denetleme Sonuç Raporu” hazırlanır. Raporda, outsource çağrı merkezinin gelişime açık noktaları ve başarılı olunan noktaları detaylı bir şekilde firmayla paylaşılır. Outsource Çağrı merkezinizin işlevini sağlıklı bir biçimde sürdürebilmesi için yapılması gereken değişiklikleri ve iyileştirmeler de raporda belirtilir.
Firmanın ya da outsource çağrı merkezinin talebi doğrultusunda, denetleme sonrasında ortaya çıkan eksik ve gelişime açık noktalar için, iyileştirme geliştirme çalışması da yapılmaktadır.